Diş Depoları İçin Hayati Adım: Ürün Takip Sistemi (ÜTS) Kaydı ve Önemi

Dental sektör, teknolojik gelişmeler ve artan hasta beklentileriyle sürekli bir değişim içindedir. Bu dinamik pazarda faaliyet gösteren diş depoları için güvenilirlik, kalite ve şeffaflık her zamankinden daha önemli hale gelmiştir. Türkiye Cumhuriyeti Sağlık Bakanlığı tarafından geliştirilen Ürün Takip Sistemi (ÜTS), tam da bu noktada devreye girerek sektörde bir milat oluşturmuştur.

Peki, bir diş deposu için ÜTS kaydı neden sadece bir seçenek değil, aynı zamanda yasal bir zorunluluktur? Bu süreç nasıl işler ve işletmenize ne gibi avantajlar sağlar? Bu yazıda, diş depolarının ÜTS kayıt sürecine dair tüm merak edilenleri A’dan Z’ye ele alıyoruz.

ÜTS (Ürün Takip Sistemi) Nedir?

ÜTS, Türkiye’de üretilen veya ithal edilen tüm tıbbi cihazların ve kozmetik ürünlerin, üretim bandından son kullanıcıya (hastaya) ulaşana kadar takip edilmesini sağlayan bir altyapı sistemidir. Bu sistem sayesinde, bir diş implantından en basit sarf malzemeye kadar her ürünün kaydı tutulur, hareketleri izlenir ve geriye dönük olarak denetlenebilir.

Temel Amaçları:

• Hasta Güvenliği: Piyasaya sürülen ürünlerin standartlara uygun ve güvenli olduğundan emin olmak.
• Sahte ve Kaçak Ürünlerle Mücadele: Kayıt dışı, sahte veya standart dışı ürünlerin piyasaya girmesini engellemek.
• İzlenebilirlik: Her ürünün kim tarafından, ne zaman ve nereye satıldığını takip ederek olası bir sorunda hızla geri çağırma işlemi yapabilmek.
• Denetim Kolaylığı: Sağlık otoritelerinin piyasa denetimlerini daha etkin ve hızlı bir şekilde yapmasını sağlamak.

Diş Depoları İçin ÜTS Kaydı Neden Zorunludur?

Sağlık Bakanlığı yönetmeliklerine göre, dental sektörde faaliyet gösteren üretici, ithalatçı ve bayilerin (diş depolarının) ÜTS’ye kayıtlı olması ve sattıkları tüm tıbbi cihaz niteliğindeki ürünleri sisteme bildirmesi yasal bir zorunluluktur.

ÜTS kaydı olmayan bir diş deposu:

• Yasal olarak tıbbi cihaz satışı yapamaz.
• İthalat veya üretim süreçlerini yürütemez.
• Tedarik zincirinin yasal bir halkası olamaz.
• Yapılacak denetimlerde ciddi idari yaptırımlarla karşı karşıya kalabilir.

Kısacası, ÜTS kaydı, diş deponuzun ticari faaliyetlerini yasal ve güvenli bir zeminde sürdürebilmesinin ön koşuludur.

Adım Adım Diş Deposu ÜTS Kayıt Süreci

ÜTS kayıt süreci dikkat ve doğru belge yönetimi gerektirir. Genel hatlarıyla izlenmesi gereken adımlar şunlardır:

1. Ön Başvuru:
   • utsuygulama.saglik.gov.tr adresine girilir.
   • “ÜTS Başvuru” seçeneği tıklanır.
   • Sisteme giriş için Elektronik İmza (E-imza) veya Mobil İmza kullanılır. Bu nedenle, firma yetkilisinin geçerli bir e-imzaya sahip olması şarttır.

Firma Tanımlama ve Belge Yükleme:

Sisteme giriş yapıldıktan sonra firma bilgileri (Vergi No, MERSİS No vb.) eksiksiz olarak doldurulur.

Ticaret Sicil Gazetesi, imza sirküleri gibi firmayı teyit edici belgeler sisteme yüklenir.

Başvuru, TİTCK (Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu) tarafından incelenir ve onaylanır.

Ürün Kayıt Bildirimleri:

• Firma kaydı onaylandıktan sonra en kritik aşama olan ürünlerin kaydına geçilir.
• Satışı yapılan her bir tıbbi cihaz için “Ürün Kayıt Bildirimi” yapılır. Bu aşamada ürünün markası, modeli, referans numarası, sınıfı gibi detaylı bilgiler girilir.
• Uygunluk Beyanı (Declaration of Conformity), EC Sertifikası gibi ürünün standartlara uygunluğunu gösteren belgeler sisteme yüklenir.

Alma ve Verme Bildirimleri:

Ürünler sisteme kaydedildikten sonra, tedarikçiden alınan her ürün için “Alma Bildirimi” yapılır.

Diş hekimlerine, kliniklere veya diğer sağlık kuruluşlarına satılan her ürün için ise “Verme Bildirimi” yapılarak ürünün stoktan düşmesi ve kime satıldığı belgelenir.

ÜTS Kaydının Diş Depolarına Sağladığı Avantajlar

Yasal bir zorunluluk olmasının ötesinde, ÜTS sistemi bilinçli kullanıldığında diş depolarına önemli faydalar sağlar:

• Güvenilirlik ve İtibar: ÜTS’ye kayıtlı olmak, müşterilerinize (diş hekimleri ve klinikler) yasal ve güvenilir ürünler sattığınızın bir kanıtıdır.
• Stok ve Envanter Yönetimi: Sistem, ürün hareketlerinin (alma/verme bildirimleri) takibini kolaylaştırarak etkili bir stok yönetimine yardımcı olur.
• Haksız Rekabetin Önlenmesi: Kayıt dışı ve sahte ürün satan firmaların piyasadan temizlenmesine yardımcı olarak haksız rekabeti engeller.
• Marka Değerinin Korunması: Sattığınız markaların ürünlerinin güvenli bir zincirde takip edilmesi, markanın itibarını da korur.

Sonuç: Güvenli Gelecek İçin ÜTS Şart!

Diş depoları için Ürün Takip Sistemi (ÜTS) kaydı, bir angarya değil, sektörün geleceğini şekillendiren, hasta güvenliğini en üst düzeye çıkaran ve işletmenizi yasal risklerden koruyan modern bir denetim mekanizmasıdır. Sürecin karmaşıklığı gözünüzü korkutmasın. Doğru adımlar izlendiğinde veya bu alanda profesyonel danışmanlık hizmeti alındığında, ÜTS kaydı kolayca tamamlanabilir.

Medikal Kalite olarak, sektördeki tüm paydaşların yasal uyumluluk süreçlerini en doğru şekilde yönetmelerini destekliyoruz. ÜTS kaydı ve diğer kalite yönetimi süreçleriniz hakkında daha fazla bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.